De klassieke rollen en taken in een bestuur staan hieronder vermeld. We merken dat deze rol en taakverdeling zeker nog bestaat, maar ook dat toegroeien naar een andere aanpak. Rollen en functies worden vaker opgeknipt.
Hoe kun je taken zo opsplitsen zodat het aantrekkelijker wordt om ‘bestuurswerk’ te doen?
- Maak geen notulen, maar een actie- en besluitenlijst.
- Maak een schil van vrijwilligers rondom het bestuur met (kleine) portefeuilles: website, sociale media, hygiëne, leden- of bezoekersadministratie, AVG, roosterplanning, kasbeheer, vrijwilligerscoördinatie, etc.
- Kies een technisch voorzitter i.p.v. een voorzitter die ALLES moet kunnen.
- Kies 1 of 2 ambassadeurs die het gezicht zijn van je organisatie. Die kunnen lekker netwerken en goed vertellen over wat jullie impact is.
- Niet iedereen die betrokken is bij bestuurstaken hoeft elke bestuursvergadering aanwezig te zijn.
- Kijk of taken een ‘korte klus’ kunnen worden. Een jaarverslag kan bijv. met hulp van het bedrijfsleven 1x per jaar gemaakt worden. De jaarlijkse barbecue als korte klus kan op deze manier ook extra handjes opleveren.
De klassieke rol- en taakverdeling
| Voorzitter | Voorzitten, extern aanspreekpunt, bewaken van de doelen en koers, functioneren van de overige bestuursleden en commissies, optreden bij meningsverschillen binnen de organisatie |
| Secretaris | Agenderen en notuleren, correspondentie, (digitale) archief, KvK-inschrijving, opstellen jaarverslag, AVG. |
| Penningmeester | Boekhouding, beheren bankrekening(en), verrichten van betalingen, opstellen jaarrekening, begrotingen en periodieke financiële overzichten, naleving van fiscale verplichtingen (indien van toepassing), financieel advies. |
| Bestuurslid | Bewaken van de missie en visie, meedenken over projecten, marketing, vrijwilligersbeheer of juridische zaken (afhankelijk van portefeuille) |