Een 100% sociaal veilige organisatie is nooit te garanderen. Wel kun je zoveel mogelijk doen om te voorkomen dat er grensoverschrijdend gedrag is en wat je moet doen als het toch een keer voorkomt?
Bespreek het in het bestuur
Het bestuur is verantwoordelijk voor goed beleid. Je bent aansprakelijk voor wat er binnen je vrijwilligersorganisatie en tijdens activiteiten gebeurt, voor de medewerkers die betaald of onbetaald binnen de vrijwilligersorganisatie werken. Beleid helpt om de kans op grensoverschrijdend gedrag kleiner te maken. Denk je dat de meningen binnen het bestuur over het risico verschillen? Ga het gesprek aan.
Breng risico’s in kaart
Iedere vrijwilligersorganisatie heeft andere risico’s. Als je weet wat de risico’s binnen jouw vrijwilligersorganisatie zijn, heb je de mogelijkheid om op tijd stappen te ondernemen. Er zijn leuke werkvormen om die risico’s met elkaar helder te krijgen. Klik hier voor meer informatie.
Maak beleid
Meestal kun je gemaakte afspraken verwerken in een vrijwilligersbeleid. Dit hoeft geen ingewikkeld en groot document te zijn. In het vrijwilligersbeleid komen dan in ieder geval de volgende onderdelen voor die van toepassing zijn op sociale veiligheid:
- Aannamebeleid van vrijwilligers, inclusief de gratis VOG
- Gedragsregels. Vaak klinkt het vriendelijker als het je hebt over “Hoe we omgaan met elkaar”. Je beschrijft dan niet wat er NIET mag, maar hoe er WEL met elkaar wordt omgegaan.
Gedragsregels kunnen ook van toepassing zijn op deelnemers of bezoekers. Hier maak je dan een aparte versie van. Kijk bij Toolkit & documenten voor handige voorbeelden.
Zorg voor een vertrouwenscontactpersoon (VCP)
De vertrouwenscontactpersoon (VCP) is er voor andere vrijwilligers om in vertrouwen over grensoverschrijdend gedrag binnen jullie organisatie te praten. Let op!
- Een VCP is altijd een vrijwilliger
- Een VCP kan nooit in het bestuur zitten
De VCP gaat in gesprek met slachtoffer of beschuldigde. Hij onderzoekt waar de persoon in kwestie terecht kan met zijn hulpvraag. En welke mogelijke stappen genomen kunnen worden. Daarnaast helpt de VCP het bestuur om grensoverschrijdend gedrag binnen de vrijwilligersorganisatie te voorkomen aan de hand van het beleid en voorlichting. Let op! Een VCP gaat het probleem NIET oplossen.
Zorg voor een vertrouwenspersoon (VP)
Als er zaken voorvallen die niet door het bestuur opgelost kunnen worden en/ of waar het bestuur onderdeel is van het probleem, is het mogelijk om gebruik te maken van een Vertrouwenspersoon (VP). Een vertrouwenspersoon is een onafhankelijk, opgeleid en gecertificeerd persoon, die vrijwilligers helpt bij ongewenst gedrag (zoals pesten, seksuele intimidatie, discriminatie, agressie) of conflicten. Deze rol is gericht op het vinden van oplossingen en het waarborgen van sociale veiligheid.
In Arnhem kun je gebruik maken van een stedelijke VP. Ben je een Arnhemse vrijwilligersorganisatie en wil je daar gebruik van maken? Klik dan hier voor aanmelden en meer informatie.
Maak het bespreekbaar
Wil je een gevoelig onderwerp als grensoverschrijdend gedrag bespreekbaar maken, dan moeten mensen daar wel voor open staan. Het werken aan een open organisatiecultuur vraagt soms veel tijd. Het is wel de moeite waard. In een open organisatiecultuur mag iedereen zichzelf zijn, fouten maken en erbij horen.
Zorg voor duidelijke communicatie
Voor veel vrijwilligers is het onderwerp grensoverschrijdend gedrag nieuw en ook nieuwe vrijwilligers praten meestal niet als eerste over dit onderwerp. Zorg er daarom voor dat het thema geregeld op de agenda staat. Denk ook aan informatie in je nieuwsbrief, op je website, via posters, een brievenbus of een folder en zorg voor goede bereikbaarheid van je VCP via mail en telefoon. Herhaal je communicatie over de verschillende maatregelen en de organisatiecultuur regelmatig.