Vrijwilligersorganisaties hebben een zorgplicht voor vrijwilligers, deelnemers, bezoekers en andere betrokkenen. Ook als er geen personeel in dienst is, blijft het bestuur verantwoordelijk voor een veilige organisatie en een goede voorbereiding op noodsituaties. Wat moet een bestuur weten?
| 1. Veiligheid is een bestuurstaak Het bestuur is eindverantwoordelijk voor een veilige omgeving. Taken zijn: | – Risico’s inventariseren – Veiligheidsafspraken maken – Vrijwilligers informeren en instrueren – Zorgen voor passende verzekeringen – Afspraken vastleggen over noodsituaties en incidenten -Regelmatig evalueren of maatregelen nog voldoende zijn |
| 2. Breng risico’s in kaart Maak een eenvoudige risico-inventarisatie en bespreek deze jaarlijks binnen het bestuur. Breng ook risico’s rondom sociale veiligheid expliciet in kaart. | Elke organisatie kent andere risico’s, zoals: -Activiteiten met kinderen of kwetsbare doelgroepen – Evenementen en publieksactiviteiten – Gebruik van gebouwen en accommodaties – Werken met gereedschap, machines of voertuigen – Activiteiten in de openbare ruimte – Sport- en beweegactiviteiten |
| 3. Regel BHV passend bij de risico’s BHV (Bedrijfshulpverlening) omvat eerste hulp, brandbestrijding, alarmering en ontruiming. De BHV-organisatie moet aansluiten bij de risico’s van de organisatie. Kijk hierbij naar taken, verantwoordelijkheden, opleiding en oefening. | Vragen voor het bestuur: – Zijn er voldoende mensen aanwezig die kunnen handelen bij een calamiteit? – Weten vrijwilligers wat ze moeten doen bij brand of een ongeval? – Is duidelijk wie de hulpdiensten belt? – Zijn nooduitgangen bekend en bereikbaar? – Zijn EHBO-middelen en eventuele AED’s beschikbaar? |
| 4. Maak een noodplan Een heldere taakverdeling voorkomt verwarring tijdens noodsituaties. | Een praktisch noodplan bevat: – Wie welke rol heeft bij een incident – Hoe hulpdiensten worden gealarmeerd – Hoe een gebouw of terrein wordt ontruimd – Waar verzamelplaatsen zijn – Hoe incidenten worden geregistreerd |
| 5. Zorg voor instructie en oefening Het oefenen van ontruimingen en noodprocedures helpt om sneller en adequater te handelen bij een echte noodsituatie. | Veiligheid moet niet alleen op papier geregeld zijn. Nieuwe vrijwilligers moeten weten: – Welke veiligheidsafspraken gelden – Waar EHBO-materialen liggen – Hoe incidenten worden gemeld – Wie het aanspreekpunt is bij vragen |
Vergeet sociale veiligheid niet
Het bestuur is verantwoordelijk voor een veilige cultuur waarin vrijwilligers zich welkom, veilig en gehoord voelen. Fysieke en sociale veiligheid hangen nauw samen. Zorg voor beleid rondom grensoverschrijdend gedrag, vertrouwenscontactpersonen en gedragscodes. Lees hier alle informatie (ook over de stedelijke vertrouwenspersoon).