Vrijwillige bestuurders van verenigingen en stichtingen krijgen vrijwel altijd te maken met persoonsgegevens. Denk aan ledenadministraties, vrijwilligersbestanden, deelnemerslijsten, nieuwsbrieven of foto’s van activiteiten. Ook voor vrijwilligersorganisaties geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG beschermt de privacy van personen. Organisaties mogen persoonsgegevens alleen verwerken wanneer daar een goede reden voor is en moeten zorgvuldig omgaan met de gegevens die zij verzamelen.
Voor jullie betekent dit onder andere dat jullie:
- Alleen gegevens verzamelen die echt nodig zijn;
- Duidelijk zijn over wat julliej met gegevens doen;
- Persoonsgegevens goed beveiligen;
- Gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk;
- Rekening houden met de privacy rechten van leden, vrijwilligers en deelnemers.
Bestuurderstip: Privacy hoeft niet ingewikkeld te zijn. De belangrijkste vraag is vaak: “Hebben we deze gegevens echt nodig en gaan we er zorgvuldig mee om?” Als het antwoord daarop “ja” is, ben je meestal al goed op weg. Besteed extra aandacht aan privacy wanneer je organisatie:
- Werkt met jeugdleden of kwetsbare doelgroepen
- Medische of gezondheidsgegevens verwerkt
- Veel foto’s of video’s publiceert
- Online aanmeldformulieren gebruikt
- Persoonsgegevens deelt met andere organisaties of samenwerkingspartners
Tip: sla de infographic hierboven op, ook om eventueel te printen. Daarin staan de belangrijkste aandachtpunten.